防止文档丢失的2个功能
导语:使用WPS时,电脑意外宕机、软件闪退,导致文档数据丢失 文件来回修改保存,历史版本太多,没法分清

01
有了这个功能
告别文档数据丢失问题


文档数据丢失,乍一看是不是觉得还挺好解决的?经常手动点击保存,或者直接使用在线云文档不就解决了么。

 

少年,你还是 TooYoungTooSimple!

手动保存麻烦,且经常忘记;而在线云文档,目前功能上还无法替代 WPS 这类传统的桌面办公软件,比如说:处理涉及函数的表格、编辑专业的 PPT等等。

 这个时候,就必须给大家安利一个万能的备份方法WPS「备份中心」功能了。

 

 它可以根据你设置的时间,自动备份正在编辑的文档至指定的路径,确保你的文档数据不再频繁丢失。

 举个例子,将备份中心设置为每 1 分钟保存一次,那么在 WPS 编辑的文档会每 1 分钟自动保存至本地。

 

如此一来,哪怕中途意外关机、软件闪退、没有保存,打开 WPS「备份中心」就能找到备份的文档,点击可直接恢复。

 

 (可1分钟自动备份一次文档,减少丢失风险)

 「备份中心」使用方法:

第一步:在 WPS 2019 电脑版本首页,点击右上角的设置图标,进入设置页面,选择「打开备份中心」。

 

 第二步:在备份中心,选择左下角的「设置」,可自定义备份的时间间隔、保存周期、存放目录。

 

 做好前面 2 步就已经搞定啦~

 后续若遇到意外关机、软件闪退、没有保存的情况,请记得先打开「备份中心」找一找,丢失的文档说不定就完好放着呢

 02
不同版本的文件
学会这样管理更高效


解决了文档数据丢失,我们现在来解决「文档版本管理」问题。

在工作或学习中,编辑一份文档,往往需要经过领导/ 老师的审阅补充。

接着,我们还得根据修改意见反复修改、反复检查......而在这个过程中便会产生多个文件版本,不仅存储管理麻烦,还要花时间区分,十分麻烦。

 

在这里,给大家强烈安利 WPS 的「历史版本」功能,轻松解决上述问题。

举个例子,开启该功能后,一份文件来回修改多次,不用每次再分开保存,实现一个文件包含多个历史版本。

如果想看之前的版本,点击「历史版本」,即可看到 WPS 帮你存储的所有保存版本,并记录版本的改动时间、文档大小,方便你快速找到所需的版本,即时预览、恢复。

 

如果文件需要多人协作编辑,可以点击右上角的「分享」,他人点击链接即可进入协作,内容改动实时保存。

与此同时,WPS的「历史版本」功能还会记录编辑者的名称和文件版本,即便多人协作,也能快速找到所需的文件版本。

 

 

(记录编辑者的名称,方便区分文件版本)

 「历史版本」使用方法:

第一步:在 WPS 2019 电脑版本,点击首页的文档——最近,点击下图红框+箭头的位置,开启文档云同步。

 

第二步:每次编辑好文件时,手动点击「保存」或快捷键「Ctrl+S」,WPS 便能存储文件版本。

 

 第三步:回到首页,右键单击文件,选择「历史版本」即可。

 

即便在手机版 WPS,登录同一账号也能直接查看文件的历史版本:

 

联系我们
地址:中国·洛阳市伊滨区吉庆路6号
邮 编: 471934
电子邮箱: hlxc.2008@163.com
帮助
建议采用ie8以上
chrome、firefox、Safari 5+浏览器
360、腾讯浏览器采用极速内核
版权所有
洛阳师范学院
豫ICP备10005974

星辰微博

星辰微博